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德宏师专自行采购管理办法

第一章  总 则

第一条  为规范我校各类自行采购行为,加强管理、理顺关系、降低采购成本、提高资金使用效益,维护学校利益和招标投标当事人的合法权益,根据《中华人民共和国政府采购法》、《财政部87号令—政府采购货物和服务招标投标管理办法》《云南省政府采购条例》以及《云南省教育系统招标采购监督管理暂行规定》、《云南省年度政府采购目录及标准》等有关法律、法规的规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所指的自行采购是指

(一)不在《云南省年度政府采购目录及标准》内,金额达不到分散采购限额标准,由单位按内部控制管理自行组织采购的货物、服务、工程类。

(二)《云南省年度政府采购目录及标准》内,经州、市以上党委、政府批准为自行采购的货物、服务、工程类。

第三条  自行采购遵循“公平、公正、公开”,“放管服”的原则。

第四条  本办法适用于使用财政性资金、非财政资金自行采购的货物、服务、工程类 

财政性资金指纳入预算管理的资金,包括各类纳入学校财务综合预算资金、财政专项资金、预算执行中财政追加的资金、纵向科研经费等。以财政性资金作为还款来源的借贷资金,视同财政性资金。采购项目既使用财政性资金又使用非财政性资金的,使用财政性资金采购的部分,适用本办法;财政性资金与非财政性资金无法分割采购的,统一适用本办法。

第二章  组织机构与工作职责

第五条  组织机构及工作职责

一)招标采购领导小组

  长:分管资产工作的副校长

副组长:国资处、计财处负责人

  员:党政办、教务处、后勤处、科研处的负责人

招标领导小组的主要职责:

1. 根据学校决议,组织领导学校的采购工作。

2. 按国家、省、州招标采购法律法规,研究制定和审议学校招标采购管理办法等规范性文件。

3. 研究和审议教学、科研仪器设备、各部门物资设备采购,基建项目的招标采购方案。研究和审议采购方式,决定招标代理机构等,向校长办公会、党委会报告;决定5万元以下项目采购事项,推荐评审专家等。

4. 审定学校自行采购评标结果,定标。

5. 招标采购合同的商谈、审定报签;审签5万元以下项目合同。

6. 决定招标采购项目验收事宜。

7. 对违反法律法规及学校招标采购管理办法规定的中标结果提出处理意见。

8. 领导招标采购办公室工作,协调相关部门履行相应职责。

9. 完成学校招标采购其他工作。

(二)招标采购领导小组办公室

招标采购领导小组办公室(简称采购办)设在国资处,办公室主任由国资负责人兼任,成员为国资处工作人员。

其主要职责是:

1. 按学校采购领导小组和学校的决定,组织开展招标采购工作。

2. 接收各部门招标采购申报项目资料,初审后提出意见建议,提交招标采购领导小组审定,将审定情况提交校长办公会、党委会审定。

3. 根据采购领导小组和学校会议决定,按规定程序办理自行采购事务,并报学校纪监审部门备案;组织不纳入目录内、不到进入采购市场金额标准的自行采购工作。

4. 组织自行采购项目验收工作。

5. 建立、保管自行采购档案。

6. 完成其他招标采购工作。

(三)设立民主监督组

  长:校工会负责人

  员:工会委员

工作职责:负责对学校招标采购工作的民主监督

 

 

第三章  采购项目的类别

第六条  学校预算项目:指部门根据工作需要,本着“保证运转、确保重点、勤俭节约,有资金保障、已纳入预算”的原则,于年末提出申请,经学校逐级审定纳入次年预算,并纳入省财政系统的招标采购项目,包括学校资金安排项目和用包干费安排项目。

专项资金项目:指除学校年初预算外、经申报向政府部门、社会组织等争取到的教学、科研、管理、零星基建等专项资金中需按招标采购程序采购的项目。

临时性追加项目:指没有纳入年初预算,上级安排专项工作、学校临时安排工作、突发事件等需招标采购项目。

其他项目:符合招标采购的其他项目。

第四章  申购和审批

第七条  申购的依据

(一)文件

学校年初预算安排的项目文件,专项资金项目文件,校长办公会、党委会决议,其他理由需要采购的项目文件,不达上会标准需采购项目的校领导批示。

(二)需求方案

需求方案以“谁采购、谁提供”的原则。方案可由部门自行制定;部门无条件制定的可咨询校外单位、个人给予指导制定;无条件制作的可请校外单位、个人有偿制作。需求方案来源必须书面报招标采购领导小组。重大项目、特殊项目校内需组织论证。

第八条  需求申报

各部门需要招标采购项目,由部门报“公物购置申请表”,附申请的文件,需求方案、需求方案来源说明,报采购办。

第九条  项目招标采购方案的形成

(一)方案主要问题的提出

采购办根据“公物申报表”中的采购项目,依据《年度政府集中采购目录及标准》,做出是否在采购目录内?属于集中采购机构采购项目,还是部门集中采购项目?金额是否达报批标准?提出是否需向财政部门报批的意见,采购方式等。5万元以下的提出采购意见报分管资产领导审批。5万元以上的项目根据需求方案提出需要讨论的问题和做出采购方案(草案)提交领导小组讨论。

(二)采购领导小组审定需求方案并形成招标采购方案

根据采购办提出需要讨论的问题和做出采购方案(草案),召开采购领导小组会议,修改审定需求方案,决定:是否向财政部门报批,招标采购方式、采购组织形式,招标采购代理机构等,并形成招标采购方案,提交校长办公会、党委会研究决定。

(三)校长办公会、党委会研究决定采购方案

采购领导小组形成的招标采购方案和需请示问题,上报校长办公会、党委会研究,根据研究决定修改并形成最终招标采购方案。

第十条  政府采购管理部门审批

(一)学校年初预算采购项目,经学校审批决定后,将报计财处纳入预算编制系统向省财政申报,财政厅置入采购管理系统。

(二)专项资金、年内追加资金和其他采购项目,招标采购领导小组根据校长办公会、党委会的决定,依据年度政府采购目录和相关政策法规,决定是否报财政部门审批?需审批的及时办理审批手续。

不办理过申购手续的,不得采购;不办理申购手续已采购的,不予补办相关手续,不得报

第十一条  凡采购项目向监审处报备。

第五章  自行采购的实施

第十二条  在“目录”内,经政府采购监管部门批准自行采购的项目按以下标准实施采购:

(一)单项或批量预算金额<3万元的采购项目,由学校各使用部门组成3人以上采购小组自行组织采购。

(二)单项或批量预算金额≥3万元的采购项目,由学校采购领导小组组织采购。

上述需进入电子卖场和协议供货、定点采购的按规定进入。

第十三条  不在目录内,金额达不到分散采购标准的,由招标采购领导小组根据货物和服务类的性质,自行组织或委托第三方中介机构采用询价、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源等方式采购

(三)零星基建工程类、后勤设施维修保养项目的,按以下方式实施采购:

1. 日常零星维修、水电应急维修学校招维修商,由中标维修商完成,价格由造价公司审核后支付。

2. 独立的基建工程,又不达工程招标标准,用询价、竞争性谈判等方式采购。

第十四条  评审

建立学校专家库,抽取专家参与自行组织采购项目评审活动;采购部门相关人员、采购办公室人员按要求参与自行采购活动。

第六章  合同签订及项目实施

第十五条  合同签订

(一)合同的草拟

公示到期发出中标通知后,项目部门或中标人(乙方),草拟合同,合同应具备的主要条款(项目名称、数量、价款、型号、技术参数、质量、交货期、售后服务、违约责任等)必须与招标、投标响应文件一致,并符合合同法的相关规定,双方取得一致意见,形成送审稿报采购办。

(二)初审

采购办对合同送审稿进行审核修改,看主要内容是否符合招标文件投标文件的规定,5万元以下的不送学校法律顾问审核。5万元以上的视情况提出是否送学校法律顾问审核的意见,报组长同意后送学校法律顾问审核。根据法律顾问意见进行修改后形成签字稿。

(三)汇审

特殊项目由采购领导小组、项目部门、学校法律团队,集中对合同初稿进行汇审,修改。

(四)定稿

5万元以下的采购办形成签字稿(草案),需学校法律顾问审核的,根据审核意见修改后形成签字稿(草案),转乙方确认,乙方确认双方取得一致后形成正式签字稿。

(五)合同的签订

3万元以下,项目部门负责人签字,3-5万元的由招标采购领导小组组长签字,5万元以上的由法定代表人(或法定代表人授权的代理人)签字。

第十六条  合同变更

非《政府采购法规定》原则上不得变更合同。因特殊情况符合《政府采购法》确需变更合同的,应经招标采购领导小组批准,合同变更原则上应采用补充合同形式。变更后的合同金额不得超过(或低于)项目中标价的10%,否则另行组织采购。

第十七条  合同签订后,由使用部门与供应商(中标人)对接负责实施,国资处和职能主管部门监督项目的实施。

第七章  验收 付款 领用和保管

第十八条  验收

(一)验收参与人

项目部门、招标采购领导小组,供应商,如专业技术性强的项目,本校又无此专业人员的可聘请校外专家参与验收

(二)验收

1. 在“目录”内,经政府采购监管部门批准自行采购的项目按以下金额标准组织验收:

单项或批量预算金额<3万元的采购项目,由各使用部门组织验收;单项或批量预算金额≥3万元的采购项目,由学校采购领导小组组织验收。

2. 其他项目由招标采购领导小组组织验收。

3. 对验收不合格的责成供货商整改,无法整改的按合同规定办理。

第十九条  付款

项目验收后,由招标采购办(国资处)配齐单证,责任人签字,由采购部门向计财处申报,经相关领导签批后,计财处付款。

购入的公物达到固定资产标准的,国资处出具《固定资产登记表》,计财处列入固定资产管理,国资处纳入资产管理系统管理。

第二十条  领用和保管 

验收后使用部门责任人(使用人)在公物领用表上签名,承担实物管理责任。

第八章  采购档案管理

第二十一条  采购档案包括

项目方案、采购项目文件依据、购置申报表、财政审批表,代理协议(委托第三方代理时)、招标文件、投标文件、开标会材料、公示材料、合同、验收报告、公物领用表、质疑答复、投诉处理决定及其他采购活动记录等资料。

第二十二条  国资处负责招标采购文件的立卷、归档和档案临时管理工作,到期后的档案移交学校档案室管理。

学校的采购文件按云南省档案管理规定进行归档管理、保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。

第九章  纪律与监督

第二十三条  招标活动必须按规定的程序进行,任何部门或领导干部个人不得利用职务上的影响插手招标工作;不得擅自决定中标单位或批准中标单位将中标项目转包他人,报名期间至开标不得打听投标报名人。

第二十四条  确定招标采购项目时,不得随意肢解招标采购项目,以降低招标项目的管理权限和招标方式。

第二十五条  凡具有独立法人资格和相应资质的单位均可参加,保证招标工作的公平合理、良性竞争。采购方案的制定,不得将投标人的注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等规模条件作为资格要求或者评审因素,也不得通过将除进口货物以外的生产厂家授权、承诺、证明、背书等作为资格要求,对投标人实行差别待遇或者歧视待遇。不得违反法律、行政法规、强制性标准、政府采购政策,或者违反公开透明、公平竞争、公正和诚实的规定。

第二十六条  投标截止时间前,参与采购活动人员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

第二十七条  参与招标采购活动的工作人员必须秉公办事,不得私下接触投标人(单位);不得利用职权为亲属、亲朋好友提供方便或泄露需保密的内容;不得接受投标人的宴请;不得收受投标人的礼品礼金。

第二十八条  评标专家应依法对投标文件进行独立评审,提出评审意见,不受任何单位或者个人的干预,客观公正地进行评标。遵守评标工作纪律,不得私下接触投标人,不得收受他人的财物或其他好处,不得透露对投标文件的评审、中标候选人推荐的情况以及与评标有关的其他情况;协助、配合有关纪检部门的监督、检查;履行法律、行政法规规定的其他义务。

第二十九条  遵守回避制度

学校采购部门的项目负责人、方案制作人不得参与应回避的招标采购活动;外部为学校提供方案咨询、方案制作人不得参与当次招标活动。推荐的评审专家,有《中华人民共和国政府采购法实施条例》第九条规定情形之一的,应当主动提出回避,已经进入工作程序的应当更换。

第三十条  在招标工作中,凡涉及收费的,一律由学校财务处统一收取,招标采购所需办公经费及劳务酬金列入学校财务预算,由国有资产管理处(招标采购办)管理和使用。

第三十一条  学校纪检、监察部门对招标采购活动进行监督。

招标采购活动及其参与者,应自觉接受学校纪检部门和全校师生员工的纪检部门应认真履行监督职责,对出现违规违纪情况的,纪检、监察部门应按规定严肃处理。

 

第十章  责任追究

第三十二条  凡违反本办法九章之规定,纪检、监察部门按相关纪律规定,追究责任人的责任。

第三十三条  凡在投标单位的资信审查、实地考察、情况介绍、确定入围,以及评标定标等过程中,因失职渎职、徇私舞弊等原因造成工作失误的,对有关责任人实行责任追究。

责任追究主要有两种情形:凡违反招()标工作纪律的,依照有关党纪、政纪进行处理;构成犯罪的,移交司法机关追究其刑事责任。

第十一章  附 则

第三十四条  本办法由招标采购领导小组负责解释。

第三十五条  本办法自201981日起施行。

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